Este videotutorial  guía al administrador en la configuración de un entorno robusto, trazable y adaptado a las exigencias del comercio marítimo internacional.

Descripción de los pasos a seguir durante la configuración inicial de la plataforma:

 Configuración Inicial

La definición de los parámetros de localización no es una tarea meramente administrativa; es una decisión estratégica. En el suministro a buques, donde la interoperabilidad internacional es constante, la coherencia en el idioma, la moneda y los datos fiscales es imperativa para evitar rechazos en aduanas o fricciones en la liquidación de impuestos.

Al configurar la entidad bajo la forma de Sociedad Limitada, se deben observar los siguientes parámetros:

• Información Fiscal: Cargue el logotipo corporativo, dirección física (ej. Cádiz, España) y datos de contacto que aparecerán en las facturas proforma y finales.
• Localización Financiera: Configure el código de moneda  y ajuste la zona horaria según la base de operaciones principal.
• Precisión Técnica: Mantenga la precisión en dos dígitos. No modifique el separador decimal ni la precisión por defecto; alterar estos campos suele generar incompatibilidades críticas con plataformas bancarias y sistemas de intercambio de datos externos.

La selección del módulo específico "Abastecimiento de Navíos" es el paso que define la arquitectura del sistema. Al elegir esta opción frente a una configuración genérica, el ERP preconfigura el escritorio con las herramientas nativas del sector, optimizando la interfaz y eliminando procesos innecesarios que solo añadirían fricción operativa.

Activación de Componentes

La modularidad de ERITRIUM permite un despliegue "lean", donde la interfaz de usuario se optimiza para mostrar exclusivamente las herramientas necesarias para el flujo de Ship Supply. Esto reduce la carga cognitiva del personal y acelera la ejecución de procesos críticos.

La configuración recomendada se clasifica de la siguiente manera:

En el sector naval, las Cotizaciones y Órdenes de Venta son el corazón del sistema porque el negocio se basa en presupuestos de alta rotación y necesidades inmediatas de los buques. Por otro lado, la activación de la "Gestión Avanzada de Almacén (WMS)" solo se justifica si su operativa requiere escaneo de códigos de barras, gestión de lotes específicos y ubicaciones dinámicas; de lo contrario, la gestión simplificada ofrece un control financiero superior con menor complejidad.

Parámetros Financieros: Impuestos, Pagos y Divisas

El motor de cumplimiento financiero de la empresa depende de una depuración exhaustiva del catálogo de impuestos y métodos de pago. Una configuración limpia minimiza los errores humanos en el punto de venta y agiliza la conciliación bancaria.

• Depuración de Impuestos: ERITRIUM genera una lista exhaustiva de tipos impositivos. Es necesario desactivar manualmente aquellos que no apliquen (ej. el IGIC si la operación no es en Canarias) para evitar que saturen los menús de selección.
• Simplificación de Cobros: Se deben desactivar métodos de pago irrelevantes para la operativa naval tradicional como "giros", "cheques endosados", "PayPal" o "Stripe", dejando activos únicamente aquellos alineados con su política comercial (transferencias bancarias, cheques o contado).

Análisis del Consultor: La activación del modo "Multidivisa" es mandatoria. Debido a la naturaleza internacional del aprovisionamiento, donde se interactúa con buques de diversas banderas y proveedores globales, el sistema debe ser capaz de procesar transacciones en dólares u otras divisas sin perder la referencia del valor en la moneda base.

Gestión del Catálogo de Productos y Servicios

El catálogo de productos es el núcleo de la operación logística. Una estructura robusta y estandarizada es la única garantía de una comunicación inequívoca entre los capitanes de los buques y sus proveedores.

Para una configuración técnica de alto rendimiento:

• Tipología de Ítems: Diferencie claramente entre Materiales (físicos), Servicios (logística, tasas) y Paquetes (combos de suministros habituales).
• Información Técnica: Active la "Información Técnica Extendida" y la "Gestión de Caducidades". En el sector naval, el control de fechas de expiración en provisiones es un requisito legal y de seguridad.
• Configuración Multilingüe: Es imperativo configurar el Español como lenguaje primario y el Inglés como lenguaje secundario. Esto permite emitir documentos en el lenguaje del capitán sin duplicar el inventario.

La integración de los catálogos IMPA/ISSA es la herramienta definitiva de interoperabilidad. Estos estándares permiten que un buque en cualquier parte del mundo solicite un repuesto o provisión mediante un código universal, eliminando errores de traducción y asegurando que lo que se cotiza es exactamente lo que el buque necesita.

Contactos, Buques y Puertos

En Ship Supply, un contacto de negocio integra activos logísticos y ubicaciones geográficas. ERITRIUM no gestionamos solo "clientes", gestiona "entregas en puntos dinámicos".

• Activos Logísticos: Active los campos específicos para Puertos y Buques. Cada cliente debe estar vinculado a las embarcaciones que opera y los puertos donde recibe suministros.
• Validación Fiscal: Establezca el CIF/NIF/VAT NUMBER, etc... como documento de identificación por defecto para asegurar la trazabilidad tributaria desde el registro del contacto.
• Geolocalización: Habilite la función de geolocalización para registrar con precisión las coordenadas de entrega en muelles o zonas francas.

La activación de la restricción de duplicados en clientes y proveedores es una medida preventiva crítica. Un directorio fragmentado deriva en historiales financieros inconsistentes y análisis de riesgo erróneos. Un único registro por entidad garantiza una visión 360º del historial comercial.

Lógica Operativa de Ventas y Compras

Esta sección constituye el cerebro de ERITRIUM, donde se establecen las reglas de cálculo y automatización que protegen la rentabilidad de cada pedido.

Configuración de Órdenes de Venta

El sistema debe configurarse bajo la máscara de código "SO" (Sales Order). En cuanto al modelo de precios:

• Precios basados en Coste: Es el modelo recomendado. Dado que los precios de las materias primas y provisiones fluctúan diariamente, las listas de precios estáticas quedan obsoletas rápidamente. El sistema debe calcular el precio de venta sumando un margen comercial al Precio Medio Ponderado (PMP).

Automatización de Suministros

• Integración con Compras: Al confirmar una venta, el sistema debe generar automáticamente órdenes de compra para los productos sin stock.
• Compras Express: Funcionalidad vital para gestionar pedidos de "último minuto" del capitán que deben ser adquiridos y entregados de forma inmediata.
• Forzar Delivery: Asegura que la expedición siga estrictamente el flujo documental del almacén.

La regla de "Forzar Recepciones" es el pilar de la trazabilidad naval. Al activarla, el sistema impide legalmente la entrega de mercancía al buque si esta no ha sido registrada previamente como "recibida" mediante el albarán o factura del proveedor. Esto garantiza que el packing list entregado en el muelle coincida exactamente con la realidad física y documental del almacén.

Control de Stock y Automatización de Facturación

El cierre del flujo asegura que la información financiera sea un reflejo fiel de la actividad en el almacén, permitiendo un control de márgenes en tiempo real.

• Actualización Automática de Precios: El sistema debe configurarse para actualizar los precios del catálogo solo cuando se valida una Factura de Proveedor. Este es el disparador (trigger) que garantiza que el PMP sea exacto y refleje el coste real de adquisición.
• Logística de Salida: Active el uso de Packing Lists detallados. Es un estándar de la industria que facilita la recepción por parte de la tripulación y agiliza la descarga en el puerto.
• Gestión de Existencias: Mantenga activa la gestión de almacenes para monitorizar roturas de stock y automatizar las necesidades de reposición.

Automatizar la actualización de precios a partir de la factura del proveedor es una ventaja competitiva esencial. En un mercado con márgenes ajustados y costes de insumos volátiles, esta función asegura que el sistema siempre calcule su beneficio sobre el dato financiero más reciente y validado, protegiendo la salud económica de la empresa.

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Validación Final: Con esta parametrización concluida, el entorno ERITRIUM Ship Supply está validado para la carga de datos maestros y el inicio de operaciones comerciales de alta escala.