Proceso de Gestión de la Orden de Compras

Describe en detalle el proceso de gestión de compras y su ciclo completo

Josue Rey

ERITRIUM proporciona funcionalidades para gestionar el ciclo de vida de las ordenes de compra a proveedor, desde que se identifica la necesidad de compra hasta que se recibe la mercancia.

La siguiente figura muestra todos los pasos por los que puede pasar una orden de compra:

Veamos paso a paso cada parte del proceso.

BORRADOR

  1. Pueden ser modificados o borrados en cualquier momento ya que no son relevantes para el sistema hasta que no son enviadas al proveedor.
  2. Realizaremos todos los ajustes necesarios hasta conseguir una versión definitiva que es la que servirá para comenzar el proceso de compra, en ese momento cambiaremos su estado a “Enviada a Proveedor”

ENVIADA A CLIENTE

  1. Cuando la orden de compra se encuentra en estado “Enviada a Proveedor”, esta ya no puede ser alterada ya que de otra forma podrían darse inconsistencias entre lo que el proveedor nos vaya a entregar y lo que nosotros le hemos solicitado.
  2. Mediante la opción “Recepcionar mercancías” se informa al sistema de los productos/servicios que el proveedor entrega, ya sea de una sola vez o mediante entregas parciales.
  3. Finalmente y en función de si el proveedor ha entregado todo lo solicitado o no, el sistema cambia de forma automática el estado de la orden a “Recibida con Discrepancias” o “Recibida”

RECIBIDA CON DISCREPANCIAS

  1. Este estado es alcanzado cuando se han recibido parte de los productos solicitados pero no todos.
  2. La orden permanecerá en este estado hasta que se reciba toda la mercancía solicitada o sea cancelada en cuyo caso se iniciará el proceso de devolución a proveedor.

RECIBIDA

  1. Este es el estado en el que queda la orden de compra tras recepcionarse todos los productos y servicios solicitados
  2. En este punto es posible recepcionar las facturas del proveedor y verificar que lo que el proveedor nos factura corresponde con lo que realmente nos ha entregado.

 

Adicionalmente, una orden puede ser cancalada en cualquier momento, entrando en distintos escenarios, por ejemplo, ¿se ha recibido parte de la mercancia? en ese caso habrá que iniciar un proceso de devolución a proveedor que tambien está gestionado por el sistema.

En el siguiente video se explica en detalle todo el ciclo de vida de la orden de compra a proveedor: