ERITRIUM

ERITRIUM permite a los usuarios generar facturas a sus clientes y gestionar todo el ciclo de vida de la misma, desde su emisión hasta su cobro, y más allá, gestión del recobro, impago, gestión de morosos, etc…

Cuando es necesario modificar facturas emitidas, proporciona funcionalidad para crear notas de crédito y débito, y concretamente para usuarios españoles permite la emisión de facturas de abono y/o facturas rectificativas.

Este artículo se propone una serie de “buenas prácticas” a tener en cuenta a la hora de gestionar facturas, especialmente facturas rectificativas o abonos, siguiendo las recomendaciones publicadas por la AEAT (Hacienda Española) para luchar contra el fraude fiscal y acercar los sistemas de información hacia la facturación electrónica (VERIFACTU) y posteriormente la facturación digital.

Por lo tanto este artículo está dirigido a usuarios de Eritrium sujetos a la legislación vigente en España.

La Ley Antifraude en España (Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, junto con el Real Decreto 1007/2023) introduce requisitos concretos para las plataformas de software de emisión de facturas:

1. Integridad de los registros: Las facturas y los registros contables no pueden ser modificados o borrados una vez generados. Solo se pueden corregir mediante facturas rectificativas o anotaciones correctoras legalmente válidas.
2. El sistema debe de ofrecer registro de eventos que permita saber quién emitió o modifico un documento, fecha y hora de cada operación y cualquier acción relevante con la factura.
3. Conservación, accesibilidad y legibilidad: Los registros deben de conservarse de manera que sean legibles, accesibles para el contribuyente y que estén disponibles para las inspecciones de la agencia tributaria.
4. Sistema Verifactu: Aplazado hasta enero del 2027 aunque ERITRIUM ya lo implementa para los clientes que lo soliciten.

Es una realidad que en España se utilizan los conceptos de factura rectificativa y factura de abono sin conocimiento y cada uno lo hace como cree que es la mejor forma de hacerlo. Los usuarios han de entender que una vez emitida una factura, esta es “inmodificable” y ha de conservarse tal y como fue enviada al cliente para evitar tener problemas legales y poder hacer frente a inspecciones fiscales. La forma de “modificar” facturas es mediante el correcto uso de facturas rectificativas, como se explica a continuación.

CANCELACIÓN (ANULACIÓN) DE FACTURAS

En España, solo se puede cancelar (anular) una factura sin emitir una factura rectificativa en casos muy concretos. La regla general es que las facturas emitidas no se cancelan, se rectifican, pero es posible anularlas si se dan las en las siguientes condiciones:

1. La factura no se ha llegado a enviar al cliente.
2. La factura no se ha contabilizado.
3. La factura no se ha incluido en los libros de IVA ni modelos 303/390

Si se dan estos dos factores, es posible anular la factura conservando el número, pero no ha de contabilizarse ni debe declararse. ERITRIUM permitirá anularla guardando el código de factura y evitando saltos en la numeración.

FACTURAS RECTIFICATIVAS

Una vez que la factura se ha contabilizado o se ha enviado al cliente, yo no es posible alterarla y ha de conservarse como se envió/contabilizo. Llegado este punto, si hay que hacer algún cambio, ha de hacerse mediante la emisión de una factura rectificativa. En resumen, una factura rectificativa se emite cuando hay que corregir una factura ya emitida porque contiene errores o porque cambian las circunstancias de la operación.

Ha de emitirse siempre que se den las siguientes situaciones:

1. Contiene errores fiscales: Base imponible, tipo de iva, operación exenta mal aplicada, etc…
2. Contiene errores en datos obligatorios: Nif, razón social, etc…
3. Cambia el importe después de facturar
4. La operación no llega a realizarse: (pedido anulado)
5. Para recuperar IVA de impagos: tras cumplir requisitos de plazo y comunicación a la AEAT

Por lo tanto, una factura rectificativa puede reducir el importe, puede aumentarlo o dejarlo igual solo para actualizar datos del cliente (subsanación o corrección de datos)

FACTURAS DE ABONO

Existe mucha confusión al utilizar los conceptos de factura rectificativa y factura de abono. Una factura de abono (técnicamente rectificativa negativa) se emite cuando hay que corregir o anular total o parcialmente una factura ya emitida devolviendo importes al cliente. Es un tipo de factura rectificativa que siempre reduce el importe de la factura original, luego una factura de abono es un tipo de factura rectificativa. Se emite en cualquiera de los siguientes casos:

1. Devolución de productos por parte del cliente Descuentos o rápeles posteriores
2. Anulación de factura ya enviada para operaciones no realizadas
3. Errores en la factura original Impago (casos concretos)

Siempre reduce el importe de la operación.

A TENER EN CUENTA

Consideraciones MUY IMPORTANTES:

1. Las facturas de abono siempre decrementan el importe de la factura original
2. Las facturas rectificativas pueden incrementar el importe de la factura original o disminuirlo
3. Han de tener su serie de facturación propia, no pueden compartir la misma serie de numeración que la factura original
4. Han de referenciar a la factura original. Siempre deben de incluir el código de la factura rectificada
5. Solo pueden contener exclusivamente líneas de producto incluidas en la factura origen. No obstante, en situaciones excepcionales pueden añadirse nuevos productos, si se pueden justificar como incluidas en la operación comercial inicial y excluidas por error. Aquí lo importante es tener documentación válida que nos justifique la operación en caso de tener una inspección fiscal.

En el siguiente video se describe paso a paso estos puntos y se muestra en ERITRIUM como deben llevarse a cabo.